Suivre les apprenants sans multiplier les fichiers
Un organisme de formation passe une part considérable de son temps sur l'administratif : conventions, émargements, attestations, financeurs. C'est du temps qui ne va pas aux apprenants.
Est-ce que ça se passe comme ça chez vous ?
Le suivi dans un tableur géant
« Un fichier de plusieurs onglets, que seule une personne sait faire tourner. »
Les émargements en papier
« On imprime, on fait signer, on scanne, on classe. Et on ressaisit. »
Les documents produits un par un
« Conventions, convocations, attestations. Toujours le même modèle, toujours à la main. »
Les dossiers de financement
« Chaque financeur a ses règles et ses pièces. On refait le travail à chaque fois. »
Les abandons vus trop tard
« On s'aperçoit qu'un apprenant décroche quand il a déjà décroché. »
Le contrôle qui fait peur
« Si on nous demande un justificatif de l'an dernier, il faut fouiller. »
Ce que nous construisons
Le dossier apprenant unique
Parcours, documents, présences, évaluations, financement. Un seul endroit, avec les droits d'accès adaptés.
Les émargements dématérialisés
Signature électronique, horodatage, et export prêt en cas de contrôle.
Les documents générés en série
Conventions, convocations, attestations, produits depuis les données du dossier et envoyés automatiquement.
Le suivi des financements
Les règles de chaque financeur intégrées une fois, appliquées ensuite sans y penser.
Les signaux d'alerte
Absences répétées, retards, résultats en baisse. Une alerte pendant qu'il est encore temps d'agir.
Le dossier de contrôle prêt
Les justificatifs sont rangés à mesure, pas reconstitués en urgence.
Et vos données ?
Hébergement dans l'Union européenne, propriété des données et du code, export complet à tout moment, gestion fine des accès, journalisation. Si une IA intervient, nous indiquons quel modèle est utilisé, ce qui lui est transmis, et si vos données servent à l'entraîner. La réponse par défaut est non, et elle est contractuelle.
Questions fréquentes
Qualiopi impose des choses. Vous les connaissez ?
Le référentiel impose surtout de la traçabilité, et c'est exactement ce qu'un outil bien construit produit sans effort. Nous travaillons avec vos indicateurs réels plutôt qu'avec une lecture générique du référentiel.
Nous avons déjà un logiciel de gestion de formation.
Alors la question est de savoir ce qu'il ne fait pas, et pourquoi vous complétez avec des tableurs. C'est souvent là qu'est le vrai sujet.
Et les données des apprenants ?
Hébergement dans l'Union européenne, durées de conservation par type de document, droits d'accès par rôle, et journalisation. Les données d'apprenants sont sensibles, elles sont traitées comme telles.
Combien de temps passez-vous sur l'administratif ?
Le premier échange dure 30 minutes. Décrivez-nous votre organisation, nous vous dirons ce qui se traite en premier.