Automatiser ce qui n'a jamais eu besoin de vous
Une partie de ce que font vos équipes chaque semaine ne demande aucun jugement. Recopier une information d'un outil vers un autre. Relancer un client qui n'a pas envoyé sa pièce. Générer le même document avec des données différentes. Ranger un fichier au bon endroit. Mettre à jour un tableau.
Ces tâches ont un coût réel : du temps, des erreurs, et une charge mentale qui n'apparaît sur aucun tableau de bord.
Ce que nous automatisons le plus souvent
La collecte de documents
Réclamer les pièces, vérifier ce qui manque, relancer. La relance devient une règle, plus une intention.
Le transfert entre deux outils
Quand un logiciel ne parle pas à l'autre, quelqu'un fait le pont à la main. Ce quelqu'un peut faire autre chose.
La génération de documents
Contrats, attestations, comptes rendus, devis. Mêmes modèles, données différentes.
Le classement et l'indexation
Les fichiers arrivent, sont nommés correctement et rangés au bon endroit, sans intervention.
La consolidation pour le reporting
Les chiffres existent déjà quelque part. Ils se rassemblent tout seuls.
Les alertes sur échéance
Une alerte 7 jours avant vaut mieux qu'un constat 3 jours après.
Comment nous procédons
Quatre temps, dans cet ordre. Le troisième est celui que la plupart sautent, et c'est celui qui décide de la rentabilité.
Nous regardons
Nous suivons le processus tel qu'il se déroule vraiment, y compris les contournements que vos équipes ont inventés. Ce sont souvent eux qui indiquent le vrai problème.
Nous chiffrons
Combien de fois par mois, combien de temps à chaque fois, combien d'erreurs. Sans ce chiffrage, on automatise des choses qui n'en valent pas la peine.
Nous automatisons le plus rentable en premier
Pas le plus spectaculaire. Un gain de deux heures par semaine sur une tâche ennuyeuse vaut mieux qu'une démonstration impressionnante utilisée une fois par trimestre.
Nous laissons la main
Toute automatisation peut être arrêtée, corrigée, ou reprise manuellement. Vous voyez ce qu'elle a fait, quand, et sur quoi.
Un exemple, de bout en bout
La collecte des pièces d'un dossier, avant et après.
- On envoie la liste des pièces par mail
- On note quelque part qui a répondu
- On relance à la main, quand on y pense
- On télécharge, on renomme, on classe
- On ressaisit les informations dans l'outil
- Le lien de dépôt part automatiquement
- L'état du dossier est visible en permanence
- Les relances partent seules, tracées
- Les fichiers arrivent nommés et classés
- Les informations sont extraites et vérifiées
Exemple représentatif d'un projet réalisé. Les gains dépendent de votre organisation, nous les estimons avec vous pendant l'audit.
Ce que ça coûte, ce que ça prend
Une première automatisation ciblée sur un processus se met en place en 2 à 4 semaines. Un ensemble d'automatisations autour d'un service demande généralement 2 à 3 mois.
Nous vous donnons une fourchette dès le premier échange, avant tout engagement.
Nous n'ajoutons de l'IA que là où elle sert
Beaucoup d'automatisations n'ont besoin d'aucune intelligence artificielle : des règles claires suffisent, et elles sont plus fiables, moins chères et plus faciles à contrôler. Nous vous le dirons quand c'est le cas.
Et vos données ?
Nous documentons ce qui est lu, ce qui est écrit, où cela s'exécute, et combien de temps les informations sont conservées. Nos applications sont hébergées dans l'Union européenne, et le code que nous développons pour vous vous appartient.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qui ne doit pas être automatisé ?
Tout ce qui demande un jugement, une négociation, ou une décision qui engage une personne. Et tout ce qui arrive trop rarement : automatiser une tâche faite trois fois par an coûte plus cher que de la faire.
Que se passe-t-il si l'automatisation se trompe ?
Chaque action est journalisée et réversible. Vous voyez ce qui a été fait et quand, vous pouvez reprendre la main, et une erreur détectée est corrigée dans la règle, pas rattrapée à la main indéfiniment.
Faut-il changer nos outils actuels ?
Le plus souvent non. Nous nous connectons à ce que vous avez déjà. Remplacer un outil est une décision séparée, qui se prend pour d'autres raisons.
Combien de temps avant de voir un résultat ?
La première automatisation est en production en 2 à 4 semaines. Nous commençons volontairement par un périmètre court, pour que vos équipes voient l'effet avant d'engager la suite.
Quel processus vous coûte le plus de temps ?
Le premier échange dure 30 minutes. Vous nous le décrivez, nous vous disons franchement s'il vaut le coup d'être automatisé, et ce que ça représenterait.